「私はそんなこと言ってないよ」
そんな言葉を、つい口にしていませんか？

やり手のB次長。クリエイティブな分野で業界内では天才とも言われています。
しかし、部下に対してその場のひらめきで指示をすることが多く、現場は振り回されています。

【問題点】
A次長はクリエイティブの分野では天才なのかもしれません。
しかし、会社組織というのは言うまでもなく「チームプレー」です。
それを円滑に実現するためには指示内容が一貫していなければなりません。
決定権のある上司の言うことがコロコロ変わったり、言ったことを忘れてしまったりしたら、
部下は明確なゴールに向かって業務にあたることができず、安心して働けなくなってしまいます。

【改善方法】
(1) 指示を記録しよう
忙しい人の場合、業務量が多すぎて指示を忘れることもあるでしょう。
そのような場合は、メモをとるか、部下に議事録をつけてもらうことで指示内容の失念を防ぐことができます。
文字にして記録することで、今後引き継ぎなどを行う際にノウハウが共有できるというメリットもあります。

●指示を出したときに記録すること

・誰に、いつ言ったのか
・なにを指示したのか
・いつが締め切りか
・保留にしたことはあるか

また、記録して満足するのではなく、定期的にメモや議事録を見直す時間を作ることが大切です。
初めのうちは、お昼休み明けなどに見直すタイミングを固定し、徐々に習慣づけていきましょう。

(2) 指示を出す前に6秒数えよう
その場で思い付いたことを指示するときは、いったん心の中で6秒数えましょう。
これは怒りをコントロールする「アンガーマネジメント」の手法です。
これを応用して6秒待つことで、冷静な判断ができ、不要な発言を抑えることができます。

例えば、
「この前話した通りに進めてね」
「議事録を確認しよう」
というように伝えることで混乱を防げるといいですね。

一貫した指示を心がけ、記録や確認を習慣化することで、
部下が安心して働ける環境づくりにつながるのではないでしょうか。