テレワークを行う上での既存業務の見直し・点検

厚生労働省が出しているテレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン（以下ガイドライン）では、テレワークをしやすい業種・職種であっても、不必要な押印や署名、対面での会議を必須とする、資料を紙で上司に説明する等の仕事の進め方がテレワークの導入・実施の障壁となっているケースがあるとされています。そのため、不必要な押印や署名の廃止、書類のペーパーレス化、決裁の電子化、オンライン会議の導入等が有効であり、また、職場内の意識改革をはじめ、業務の進め方の見直しに取り組むことが望ましいとされています。テレワークを始める前に会社側としては、そもそもテレワークができるよう業務を再構築する必要があるといえるのです。特にペーパレス化と決済の電子化はテレワークを行う上で必須作業であると言えるでしょう。

 

テレワークを行う際の作業環境整備

テレワークでは、周囲に上司や同僚がいない環境で働くことになるため、労働者が上司等とコミュニケーションを取りにくい、上司等が労働者の心身の変調に気づきにくいという状況となる場合が多いです。

このような状況のもと、円滑にテレワークを行うためには、事業者は、「テレワークを行う労働者の安全衛生を確保するためのチェックリスト（事業者用）」を活用する等により、健康相談体制の整備や、コミュニケーションの活性化のための措置を実施することが望ましいとされています

 

現在筆者のところに来ている相談ケースとして、2通りのコミュニケーション不全で相談に来られるケースがあります。1つは新入社員でそもそも仕事にも慣れていない中、いきなり仕事をやらされ、同僚、上司にも相談できず悩んでいるケース。もう一つは、ベテラン社員でテレワークを行うという変化について行かれず悩んでいるケースです。前者は、できるだけ丁寧に仕事を分解し、リアルで仕事するときよりも難易度を下げて丁寧に業務を教えることが大切です。特に相談の仕方がわからない方もいるので、誰にどのようなタイミングでどうやって相談すればいいのかというある意味社会常識を丁寧に教えてあげることが大切です。後者は、例えばベテラン社員が躓きがちなITツールの使い方の講習や、ヘルプデスク的なものを社内に設置することで解決する可能性があります。いずれにせよ、従業員のステージに合わせて、会社側が適切にサポートすることでテレワークがうまく機能すると言えます。